Integritet och personuppgifter

Vem ansvarar för uppgifterna?

PinPoint My Business är namnet som används i appen. Den juridiska personen bakom verksamheten, organisationsnummer och postadress återstår att bekräfta. Frågor om personuppgifter och begäran om att utöva rättigheter kan skickas till kontakt@pinpointmybusiness.com.

PinPoints egna förfrågningar och kundkontakter hålls åtskilda från leads som hanteras för ett kundföretag. Personuppgiftsansvarig är den som bestämmer ändamålen och hur uppgifterna behandlas. För varje kunduppdrag måste det verifieras om kundföretaget är personuppgiftsansvarigt och PinPoint personuppgiftsbiträde, om PinPoint har ett eget ansvar eller om ett gemensamt ansvar förekommer. Avtal och faktiska instruktioner avgör detta – inte appens personalroll eller kundbehörighet.

Förfrågningar och kundarbete

Kontaktformuläret samlar in namn, e-postadress, företag och meddelande. De sparas i PinPoints CRM för att besvara förfrågan och hantera fortsatt kontakt. Systemet registrerar även källa, status, tidpunkter och en teknisk identifierare som motverkar dubbelsändning. Ansvarig personal kan kopplas till förfrågan.

CRM kan också lagra kundföretag och kundstatus, kontaktpersoners namn, e-postadress, telefonnummer och titel samt interna anteckningar och uppgifter med ansvarig, förfallodatum och slutförd status. Dessa används för kundarbete och uppföljning. Anteckningar och meddelanden kan innehålla ytterligare uppgifter som den som skriver väljer att lämna.

En förfrågan är inte ett samtycke till reklam. Formuläret har ingen samtyckeskryssruta för marknadsföring. Rättslig grund för varje behandlingsändamål återstår att fastställa och redovisa; grunden ska inte förväxlas med reglerna om tillåtna reklamutskick.

Konton, dokument och åtkomst

Inloggningstjänsten hanterar kontots e-postadress, lösenordsbaserad autentisering, verifiering, aktivering och session. Appen lagrar visningsnamn, användar-id, personal- eller kundroll och kopplingar till kundföretag. Förberedda inbjudningar kan innehålla e-postadress, visningsnamn, avsedd roll och kundkoppling.

Dokument lagras i privat filförvaring. Appen sparar även filnamn, sökväg, kundkoppling, vem som laddat upp filen, tidpunkt och om filen är delad. Personuppgifterna i själva filen beror på dokumentets innehåll. Ändamålet är att förvara och dela dokument i kunduppdraget.

Personal har bredare åtkomst för kundarbetet. Kunden får se uttryckligen delade dokument för sitt eget kundföretag. Nya dokument är interna som standard. Nedladdningslänkar skapas först efter behörighetskontroll och är giltiga i 60 sekunder. Inloggning och databasens radbehörigheter begränsar åtkomsten; dessa tekniska kontroller är inte ett löfte om att alla risker är undanröjda.

Leads för kundföretag

Kundföretagens leadarbetsytor är separata från PinPoints egna förfrågningar. Här kan namn, telefonnummer, e-postadress, område, efterfrågad tjänst, källa, ansvarig, status och tidpunkter lagras. Historiken kan innehålla kontaktresultat, registrerat svar, paus, uppföljningsförsök och vem som gjort en åtgärd. Planerade uppföljningar innehåller utkast, planerad tid, tillstånd och eventuell stopp- eller felorsak.

Ändamålet är att hantera kundföretagets förfrågningar och uppföljning enligt uppdraget. Företag har separata mallar, intervall och anslutningsstatus. Åtkomst kräver uttrycklig leadbehörighet och aktuellt kundmedlemskap, eller personalbehörighet. Enbart dokumentportalåtkomst ger inte leadåtkomst.

Källalternativ som Google Ads, Meta och hemsida bevisar inte en aktiv import. Den granskade uppföljningsfunktionen är en simulator med utkast och interna påminnelser; den skickar inte verkliga mejl eller SMS. Verkliga externa anslutningar, uppgiftskällor och mottagare måste verifieras separat innan de beskrivs som aktiva. Detta gäller inte tjänstens kontoinbjudningar och lösenordsmejl.

Tekniska skydd och loggar

Formulärets uppgifter valideras i webbläsaren och på servern. För att begränsa missbruk och dubbelsändningar behandlar servern IP-adress, e-postadress och meddelandeunderlag till hashvärden som lagras med tidpunkt i en skyddad kontrollogg. Hashning är inte i sig anonymisering; dessa värden kan fortfarande omfattas av reglerna om personuppgifter.

Kod för felloggning och felrapportering kan behandla felmeddelanden, tekniska stackspår och sidans sökväg. Sessionen hanteras även i webbläsaren för inloggning. Driftleverantörens eventuella ytterligare trafik-, säkerhets- och inloggningsloggar, åtkomst till dem och lagringstider är inte verifierade. Ingen fullständig kartläggning av kakor, analysverktyg eller externa spårningstjänster har gjorts.

Servicesvar och marknadsföring

Ett svar för att hantera din efterfrågade hjälp ska skiljas från reklam. Ett meddelande med säljfrämjande innehåll kan vara marknadsföring även om det kallas uppföljning. Marknadsföring ska tydligt identifieras som sådan och det ska framgå vem som ansvarar för den, enligt 9 § marknadsföringslagen.

Huvudregeln i 19 § är förhandssamtycke vid marknadsföring med elektronisk post, inklusive e-post och SMS, till fysiska personer. Att lämna en förfrågan eller vara en kontaktperson i ett företag innebär inte automatiskt att reklam får skickas.

Det snäva undantaget för befintlig kund kräver att näringsidkaren har fått den elektroniska adressen i samband med försäljning av en produkt till personen. Personen får inte ha motsatt sig användningen, reklamen ska gälla näringsidkarens egna likartade produkter och personen ska klart och tydligt kunna säga nej enkelt och kostnadsfritt både när adressen samlas in och vid varje följande reklammeddelande. Alla villkoren måste vara uppfyllda; enbart en tidigare kontakt räcker inte.

Enligt 20 § ska reklam med elektronisk post alltid innehålla en giltig adress där mottagaren kan begära att reklamen upphör. Det gäller även reklam till juridiska personer. Du har rätt att när som helst invända mot behandling av dina personuppgifter för direktmarknadsföring, inklusive profilering som hör ihop med den; uppgifterna får då inte längre behandlas för det ändamålet. Eventuellt samtycke kan återkallas.

Dina rättigheter

Du kan begära information och tillgång till dina personuppgifter och få felaktiga uppgifter rättade. Beroende på behandlingen och de rättsliga förutsättningarna kan du också ha rätt till radering, begränsning, dataportabilitet och att invända. Radering är inte ovillkorlig, exempelvis om uppgifter måste bevaras enligt lag. Dataportabilitet gäller under särskilda förutsättningar vid automatiserad behandling som grundas på samtycke eller avtal.

Om behandling grundas på samtycke kan du återkalla det utan att det påverkar lagligheten av behandlingen före återkallelsen. För andra invändningar än direktmarknadsföring beror rättigheten bland annat på rättslig grund och situation. Rättigheter kring beslut som enbart grundas på automatiserad behandling aktualiseras när sådana beslut har rättsliga eller liknande betydande följder; den granskade uppföljningssimulatorn visar inte i sig sådant beslutsfattande.

Kontakta oss på kontakt@pinpointmybusiness.com. Vid behov kan din identitet behöva verifieras. För kundföretagets leads behöver begäran hanteras av rätt personuppgiftsansvarig enligt uppdraget. Du har rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Återstår för ägarna att bekräfta

Följande uppgifter saknas för färdig information. Inga lagringstider, rättsliga grunder eller lagringsregioner har antagits i utkastet.

• Juridiskt namn, organisationsnummer, postadress och eventuell kontakt till dataskyddsombud.
• Ansvarig och eventuellt biträde eller gemensamt ansvar per kunduppdrag, inklusive instruktioner, avtal och vem som informerar de registrerade.
• Rättslig grund per ändamål: förfrågningar, kundarbete, konton, dokument, kundföretags leads, uppföljning, missbruksskydd, loggar och eventuell reklam. Om berättigat intresse används ska intresset beskrivas; om samtycke används ska insamling och återkallelse beskrivas.
• Lagringstid eller konkreta kriterier per uppgiftstyp, gallringsrutiner, ansvar för radering samt säkerhetskopiornas livslängd och hur radering hanteras vid återställning. Någon fullständig automatisk gallring är inte verifierad.
• Mottagare och mottagarkategorier, leverantörernas juridiska namn och roller, personuppgiftsbiträden och underbiträden för drift, databas, autentisering, filer, mejl och loggar. Lovable Cloud används i appen, men en fullständig leverantörs- och avtalsförteckning är inte verifierad.
• Var uppgifter lagras och kan nås, eventuella överföringar utanför EU/EES samt tillämpliga överföringsmekanismer och skydd. Ingen lagringsregion eller frånvaro av tredjelandsöverföringar är verifierad.
• Uppgifternas faktiska källor när de inte lämnas direkt av personen, vilka uppgifter som krävs och följderna om de inte lämnas, aktiva integrationer, kakor, analysverktyg och eventuellt automatiserat beslutsfattande eller profilering.
• Rutiner för rättighetsbegäran, dokumenterade reklamval, giltig avanmälan och genomförande av invändningar innan eventuella reklamutskick aktiveras.

Underlag för utkastet

Granskningen omfattar befintlig databasstruktur och appkod för formulär, CRM, konton, dokumentåtkomst och företagsseparerade leads. Inga personposter har lästs för denna kartläggning. Leverantörsavtal, verkliga gallringsrutiner, rättsliga roller och fullständiga driftinställningar har inte verifierats.

• IMY – Rätt till information om hur dina personuppgifter hanteras
• Riksdagen – Marknadsföringslag (2008:486), särskilt 9, 19 och 20 §§